Fue en medio de ese proceso de actualización tecnológica y mejoramiento de capacidades que se produjo la llegada del virus COVID-19 a Panamá, el 9 de marzo. Dos días después, las entidades instruyeron que toda la empresa privada y al Gobierno aplicar la recientemente promulgada ley de teletrabajo, con el fin de limitar el contacto social y controlar la propagación de la pandemia. Así pues, Panamá -como buen parte del mundo- se vio enfrentada al reto de adoptar, de un día para otro, una nueva modalidad de trabajo y colaboración remotos.
El camino que la propia AIG había recorrido fue el punto de partida para adoptar el uso de la plataforma Microsoft Teams, e instruir a dependencias del Estado a hacerlo también. Aquellas que aún no contaban con los productos Microsoft, pudieron hacer uso de licencias gratuitas que fueron puestas a disposición del gobierno para contribuir a superar la difícil coyuntura.
Gracias a la implementación rápida, el gobierno ha podido continuar prestando los servicios del Estado y colaborando sin interrupciones. “A pesar de la premura, la adopción e implementación de la tecnología no fue un problema. La herramienta es muy intuitiva y aunque, se cree que sector público no es tan ágil en el uso de la tecnología como la empresa privada, el gobierno mostró una capacidad enorme de adaptación y de resiliencia: pudimos seguir operando sin interrupciones y con una plataforma que brinda todas las garantías de seguridad y privacidad que requiere un gobierno”, afirmó Nahuel Ramos, Director de Tecnología en la Autoridad de Innovación Gubernamental.
En la AIG se llevaron a cabo sesiones de entrenamiento para las dos herramientas fundamentales que están usando: Microsoft Teams y Planner. Ésta última ayudó a la institución a organizar mejor sus cargas de trabajo y a hacer seguimiento de los proyectos. La institución implementó equipos de trabajo y colaboración en chats, videoconferencias y reuniones virtuales, comenzó a compartir archivos en la nube, crear documentos colaborativos, agendar reuniones, mantener registros y notas comunes.
“Para nosotros Microsoft Teams, ha sido una plataforma crucial para el teletrabajo y la organización de nuestros equipos durante este tiempo de Covid-19. Nuestra Autoridad ha estado trabajando con diferentes entidades dentro del gobierno y para estar sincronizados y evitar tener mayor cantidad de contactos físicos posibles entre nosotros, esta herramienta nos ha brindado la oportunidad, de no solo continuar la comunicación mediante videoconferencias, sino que hemos podido darle un mayor seguimiento a los proyectos y obtener una comunicación efectiva entre los grupos de trabajo interdisciplinarios que nos encontramos” Señaló Luis Ricardo Oliva, Administrador General en Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental.
Los ritmos de adopción del sistema han sido veloces y la productividad parece ir en aumento: de una semana para otra, la AIG vio el número de participantes activos de la plataforma incrementar en un 50%. Sólo entre los funcionarios de la AIG se han producido 2254 chats en 7 días y se registraron 22 reuniones virtuales en tan solo un día, algo imposible de conseguir dadas las limitaciones de espacio físico para llevarlas a cabo.
“Afortunadamente esta coyuntura se presentó cuando el gobierno ya había avanzado en su transformación. Habíamos modificado las normas para permitir el uso de medios electrónicos para muchos trámites gubernamentales y buena parte de los procesos que requerían presencia física ya los habíamos habilitado para convertirlos en digitales” añade Ramos. “Más allá de la situación de crisis que ahora todos vivimos, lo que va a dejar un legado positivo detrás de todo esto es que esto empuja al Estado a ser más ágil, a acortar los procesos que tenían que ser manuales o presenciales, y a mejorar la relación del Estado con sus ciudadanos.”
