Aprendiendo a manejar el tiempo para producir resultados (Parte 1)

Al empezar el año 2016, Concepción y yo hemos empleado bastante tiempo en planear.  Hemos hecho planes para este año, el próximo y los que siguen.  Luego de hacer planes y establecer proyectos, ha venido la necesidad de poner esos planes en el contexto real del tiempo y el dinero.  Realizamos que para poder realizar efectivamente todos esos buenos planes se hace necesario manejar correctamente la escala del tiempo. 

Hablemos un poco sobre la administración del tiempo.  Gerenciar, administrar, manejar el tiempo, o dicho en inglés, time management consiste en el proceso de planear y practicar un control conciente y realista de porciones de tiempo destinadas a realizar actividades específicas, con la meta de incrementar efectividad, eficiencia o productividad. 

Una de las cosas más valiosas que aprendí durante mis años como cadete en MassachusettsMaritime Academy fue precisamente a planear; a agendar el día; a tener un "POD" o "Plan of the day".  En la Academia todos los días salía una publicación en las madrugadas llamada el "POD".  Este plan del día era disceminado y también leído por el parlante todas las mañanas.  Tras esa publicación no habían excusas para poder decir "no sabía".

Pero veamos este concepto un poco más de cerca.  Al establecer un plan es imprescindible lo siguiente:

1) Ser honesto y realista sobre las posibilidades del plan

2) Establecer prioridades, y con ello, un orden en los puntos de ese plan.  El ordenamiento correcto de los elementos del plan incrementa la eficiencia, la productividad, y la efectividad del propio plan. 

3) Proveer el ambiente o los medios necesarios para poder alcanzar cada elemento de ese plan.  Esos medios puede o no referirse a medios económicos, medios de transporte, ayuda humana adicional (fuerza laboral o experta), etc.

4) Metas e incentivos.  Cada elemento del plan debe tener un límite de tiempo; lo que inglés se conoce como "deadline".

Veamos algunos ejemplos que pueden ilustrar esos cuatro puntos:

No se puede pretender realizar más de lo posible, o de las posibilidades y habilidades propias.  No puedo planear salir de mi casa a las 8:00 y pretender llegar a la ciudad de David a las 10:00, a menos de que los medios proporcionados incluyan un vuelo.  No puedo comenzar mi plan del día con una caminata, a las 6:00, cuya meta sea recorrer toda la Cinta Costera, ida y vuelta, y entrar en la ducha a las 6:30.  Debemos ser honestos y realistas sobre las posibilidades de nuestro plan.  Es indispensable.  Planear algo imposible de realizar, por no contar con los medios o los permisos necesarios, es auto engañarse y diseñar un plan que está destinado al fracaso. 

Uno de los secretos del éxito, relativo a la puntualidad y el manejo del tiempo es ser ordenado y organizado.  En la oficina, esto aplica a la montaña de documentos que uno pueda acumular en el escritorio.  En construcción aplica a todas las herramientas que uno pueda necesitar para ejecutar la obra.  En la cocina, los cocineros muchas veces pican previamente todos los vegetales e ingredientes que van a necesitar; aveces desde la noche anterior.  Igualmente los escritores necesitan crear el ambiente para dar rienda suelta a su creatividad de manera efectiva. 

El manejo correcto del tiempo es algo que también está ligado a la buena salud mental, a la vida aprovechada saludablemente y al realismo.  La inhabilidad para manejar el tiempo, cuando es crónica o excesiva, puede ser el resultado de padecer Desorden de Déficit Atencional e Hiperactividad (ADHD), o Desorden de Déficit Atencional (ADD).  Hablemos sobre este tema en siguientes artículos.

El tiempo es como un río caudaloso que corre sin parar, y uno debe aprender a aprovechar de la manera más efectiva, dado que se va y no vuelve más.  El tiempo es valor y es vida.  Como dije en mi artículo sobre la puntualidad, publicado en 2011, "El último día de tu vida te darás cuenta de que el tiempo ha sido la esencia de todo."

Les dejo este interesante video que considero que transmite información muy valiosa sobre este tema.

Lista de pendientes diaria: cómo cumplirla?

 

Encontré un artículo en Reader’s digest que me resultó muy interesante y me sentí identificada con el mismo, porque yo soy el tipo de persona que inicia la mañana con una lista de las tareas que tengo por hacer, sin embargo me sorprende el final de la tarde y no solo la lista no está terminada, sino que además a lo largo del día le he ido sumando cosas; a veces son tantas cosas que parte de la lista pasa para el día siguiente sumado a lo que  ya el día por si solo trae.

El artículo que encontré menciona las 7 razones por las que nunca terminamos esa lista diaria de pendientes, y aunque no la voy a traducir exactamente aquí, si les voy a contar un poco cuales son:

1. Escribir la lista de pendientes por la mañana: yo soy una, es lo que hago en la mañana y resulta que este no es el mejor momento para escribirla. Es mejor hacerlo en la noche anterior, de esta manera en la mañana no se pierde tiempo haciendo esto. Por otro lado los sicólogos y psiquiatras recomiendan escribir los pendientes en la noche antes de dormir ya que ayuda a calmar la mente y elimina la ansiedad. Tener un plan para el día siguiente ayuda a que los pensamientos de estrés por los pendientes que podríamos olvidar nos invadan durante la noche y perturben el sueño.
2. Escribimos demasiado en la lista: una encuesta realizada por LinkedIn a 6,500 profesionales, indica que solo el 11% de las personas cumple con su lista de pendientes en un día normal de trabajo. En lugar de una lista tan larga, estas personas escriben las 3 cosas más importantes que deben hacer durante el día, es mucho mejor y menos confuso que cuando ves una lista llena de cosas pendientes por hacer.
3. No Categorizar: cuando tenemos identificadas las 3 tareas más importantes de el día, podemos identificar dos listas más: una a largo plazo y una semanal.  Escribir lo que se desea cumplir en los próximos 3 a 6 meses (Ejemplo: comprar un nuevo TV) y en la semanal aquellas más pequeñas que necesitas hacer (Ejemplo: investigar las opciones de TV).
4. Metas no especificas: si los planes son ambiguos así mismo serán los resultados. Cuando vemos ideas ambiguas o incompletas (Ejemplo: Mamá), el primer sentimiento es dejarlo a un lado para hacerlo en otro momento, pero si la idea es detallada y específica es más fácil de ejecutar (Ejemplo: llamar a Mamás para coordinar la cena del domingo).
5. Priorizar:  si no priorizamos los pendientes de la lista, lo más probable es que vamos a iniciar con aquellos que no son urgentes porque no nos vamos a dar cuenta, y al final de la tarde no nos va a alcanzar el tiempo para terminar. Enumera el listado de los 3 metas más importantes en el orden de su prioridad.
6. Esperar lo inesperado: según la encuesta de LinkedIn, el 89% de las personas falla en completar su lista de pendientes del día por las distracciones. Si estamos sumergidos en alguna tarea que requiere ser terminada se puede evitar distracciones como emails, teléfonos, mensajes de textos, redes sociales, etc. Los imprevistos aparecen cada día, en la lista del día se puede reservar 1 hora “libre”, es decir el tiempo para dedicar a esos imprevistos que pueden surgir. Ese colchón de tiempo nos ayudará a bajar el nivel de estrés y mantenernos calma.
7. Olvidar un panorama más amplio: si tenemos problemas encontrando las 3 tareas importantes, entonces hay que tener en mente cual es nuestro objetivo a alcanzar: trabajar para ser promovido? Ahorrar para las vacaciones? Teniendo esa figura clara podemos identificar aquellas cosas en nuestra lista que no nos llevan a alcanzar nuestro objetivo y que valdría la pena reevaluar si deben o no estar en nuestra lista (Ejemplo: ir al pedicure cuando realmente no lo necesitas), quizás esa tarea no debe estar en la del día sino en la del fin de semana.

Espero que estos tips les ayuden a visualizar en que están fallando en su planning diario, por mi parte esta misma noche lo pondré en práctica.

Saludos!