Encontré un artículo en Reader’s digest que me resultó muy interesante y me sentí identificada con el mismo, porque yo soy el tipo de persona que inicia la mañana con una lista de las tareas que tengo por hacer, sin embargo me sorprende el final de la tarde y no solo la lista no está terminada, sino que además a lo largo del día le he ido sumando cosas; a veces son tantas cosas que parte de la lista pasa para el día siguiente sumado a lo que ya el día por si solo trae.
El artículo que encontré menciona las 7 razones por las que nunca terminamos esa lista diaria de pendientes, y aunque no la voy a traducir exactamente aquí, si les voy a contar un poco cuales son:
- Escribir la lista de pendientes por la mañana: yo soy una, es lo que hago en la mañana y resulta que este no es el mejor momento para escribirla. Es mejor hacerlo en la noche anterior, de esta manera en la mañana no se pierde tiempo haciendo esto. Por otro lado los sicólogos y psiquiatras recomiendan escribir los pendientes en la noche antes de dormir ya que ayuda a calmar la mente y elimina la ansiedad. Tener un plan para el día siguiente ayuda a que los pensamientos de estrés por los pendientes que podríamos olvidar nos invadan durante la noche y perturben el sueño.
- Escribimos demasiado en la lista: una encuesta realizada por LinkedIn a 6,500 profesionales, indica que solo el 11% de las personas cumple con su lista de pendientes en un día normal de trabajo. En lugar de una lista tan larga, estas personas escriben las 3 cosas más importantes que deben hacer durante el día, es mucho mejor y menos confuso que cuando ves una lista llena de cosas pendientes por hacer.
- No Categorizar: cuando tenemos identificadas las 3 tareas más importantes de el día, podemos identificar dos listas más: una a largo plazo y una semanal. Escribir lo que se desea cumplir en los próximos 3 a 6 meses (Ejemplo: comprar un nuevo TV) y en la semanal aquellas más pequeñas que necesitas hacer (Ejemplo: investigar las opciones de TV).
- Metas no especificas: si los planes son ambiguos así mismo serán los resultados. Cuando vemos ideas ambiguas o incompletas (Ejemplo: Mamá), el primer sentimiento es dejarlo a un lado para hacerlo en otro momento, pero si la idea es detallada y específica es más fácil de ejecutar (Ejemplo: llamar a Mamás para coordinar la cena del domingo).
- Priorizar: si no priorizamos los pendientes de la lista, lo más probable es que vamos a iniciar con aquellos que no son urgentes porque no nos vamos a dar cuenta, y al final de la tarde no nos va a alcanzar el tiempo para terminar. Enumera el listado de los 3 metas más importantes en el orden de su prioridad.
- Esperar lo inesperado: según la encuesta de LinkedIn, el 89% de las personas falla en completar su lista de pendientes del día por las distracciones. Si estamos sumergidos en alguna tarea que requiere ser terminada se puede evitar distracciones como emails, teléfonos, mensajes de textos, redes sociales, etc. Los imprevistos aparecen cada día, en la lista del día se puede reservar 1 hora “libre”, es decir el tiempo para dedicar a esos imprevistos que pueden surgir. Ese colchón de tiempo nos ayudará a bajar el nivel de estrés y mantenernos calma.
- Olvidar un panorama más amplio: si tenemos problemas encontrando las 3 tareas importantes, entonces hay que tener en mente cual es nuestro objetivo a alcanzar: trabajar para ser promovido? Ahorrar para las vacaciones? Teniendo esa figura clara podemos identificar aquellas cosas en nuestra lista que no nos llevan a alcanzar nuestro objetivo y que valdría la pena reevaluar si deben o no estar en nuestra lista (Ejemplo: ir al pedicure cuando realmente no lo necesitas), quizás esa tarea no debe estar en la del día sino en la del fin de semana.
Espero que estos tips les ayuden a visualizar en que están fallando en su planning diario, por mi parte esta misma noche lo pondré en práctica.
Saludos!
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