jueves, 4 de febrero de 2016

Aprendiendo a manejar el tiempo para producir resultados (Parte 1)


Al empezar el año 2016, Concepción y yo hemos empleado bastante tiempo en planear.  Hemos hecho planes para este año, el próximo y los que siguen.  Luego de hacer planes y establecer proyectos, ha venido la necesidad de poner esos planes en el contexto real del tiempo y el dinero.  Realizamos que para poder realizar efectivamente todos esos buenos planes se hace necesario manejar correctamente la escala del tiempo. 

Hablemos un poco sobre la administración del tiempo.  Gerenciar, administrar, manejar el tiempo, o dicho en inglés, time management consiste en el proceso de planear y practicar un control conciente y realista de porciones de tiempo destinadas a realizar actividades específicas, con la meta de incrementar efectividad, eficiencia o productividad. 

Una de las cosas más valiosas que aprendí durante mis años como cadete en MassachusettsMaritime Academy fue precisamente a planear; a agendar el día; a tener un "POD" o "Plan of the day".  En la Academia todos los días salía una publicación en las madrugadas llamada el "POD".  Este plan del día era disceminado y también leído por el parlante todas las mañanas.  Tras esa publicación no habían excusas para poder decir "no sabía".

Pero veamos este concepto un poco más de cerca.  Al establecer un plan es imprescindible lo siguiente:

1) Ser honesto y realista sobre las posibilidades del plan

2) Establecer prioridades, y con ello, un orden en los puntos de ese plan.  El ordenamiento correcto de los elementos del plan incrementa la eficiencia, la productividad, y la efectividad del propio plan. 

3) Proveer el ambiente o los medios necesarios para poder alcanzar cada elemento de ese plan.  Esos medios puede o no referirse a medios económicos, medios de transporte, ayuda humana adicional (fuerza laboral o experta), etc.

4) Metas e incentivos.  Cada elemento del plan debe tener un límite de tiempo; lo que inglés se conoce como "deadline".

Veamos algunos ejemplos que pueden ilustrar esos cuatro puntos:

No se puede pretender realizar más de lo posible, o de las posibilidades y habilidades propias.  No puedo planear salir de mi casa a las 8:00 y pretender llegar a la ciudad de David a las 10:00, a menos de que los medios proporcionados incluyan un vuelo.  No puedo comenzar mi plan del día con una caminata, a las 6:00, cuya meta sea recorrer toda la Cinta Costera, ida y vuelta, y entrar en la ducha a las 6:30.  Debemos ser honestos y realistas sobre las posibilidades de nuestro plan.  Es indispensable.  Planear algo imposible de realizar, por no contar con los medios o los permisos necesarios, es auto engañarse y diseñar un plan que está destinado al fracaso. 

Uno de los secretos del éxito, relativo a la puntualidad y el manejo del tiempo es ser ordenado y organizado.  En la oficina, esto aplica a la montaña de documentos que uno pueda acumular en el escritorio.  En construcción aplica a todas las herramientas que uno pueda necesitar para ejecutar la obra.  En la cocina, los cocineros muchas veces pican previamente todos los vegetales e ingredientes que van a necesitar; aveces desde la noche anterior.  Igualmente los escritores necesitan crear el ambiente para dar rienda suelta a su creatividad de manera efectiva. 

El manejo correcto del tiempo es algo que también está ligado a la buena salud mental, a la vida aprovechada saludablemente y al realismo.  La inhabilidad para manejar el tiempo, cuando es crónica o excesiva, puede ser el resultado de padecer Desorden de Déficit Atencional e Hiperactividad (ADHD), o Desorden de Déficit Atencional (ADD).  Hablemos sobre este tema en siguientes artículos.

El tiempo es como un río caudaloso que corre sin parar, y uno debe aprender a aprovechar de la manera más efectiva, dado que se va y no vuelve más.  El tiempo es valor y es vida.  Como dije en mi artículo sobre la puntualidad, publicado en 2011, "El último día de tu vida te darás cuenta de que el tiempo ha sido la esencia de todo."


Les dejo este interesante video que considero que transmite información muy valiosa sobre este tema.


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