Lily Zheng es una buena amiga y colega que vive en
Shanghái. Hemos trabajado juntos en persona en China pero la mayor parte del
tiempo nos reunimos por Microsoft Teams. De manera reciente, Lily escribió una
carta a los clientes regionales sobre lo que ella y su equipo han aprendido de
trabajar de manera remota mientras se supera el brote. Encontré esta carta
inspiradora e informativa, y quiero compartirla con las personas en todo el
mundo que podrían beneficiarse de su experiencia. Espero que la encuentren tan
útil como yo lo hice.
Aquí la carta de Lily.
Queridos clientes,
Mi nombre es Lily Zheng, y soy una empleada de Microsoft que vive y
trabaja en Shanghái. Conforme el brote de COVID-19 continúa afectando a
millones de personas aquí en China, hemos experimentado un enorme aumento en el
trabajo remoto. Es como si cada escuela, hospital y negocio en China fuera
ahora una organización distribuida – aunque sea sólo de manera temporal. Desde
brotes de virus como el del COVID-19 a emergencias climáticas inesperadas,
existen muchas razones por las que trabajar de manera remota podría volverse de
pronto necesario. Así que quería compartir tres lecciones que he aprendido en
las últimas semanas, así como tres lecciones que hemos recabado de nuestros
clientes a medida que se adaptan al trabajo remoto.
Como muchos de ustedes, comencé a escuchar del virus en enero, en su
mayoría por redes sociales. Pero no me di cuenta de lo importante que sería
hasta antes del Año Nuevo Chino. Fue entonces que, debido a la emoción por los
viajes al Festival de Primavera, el número de personas afectadas comenzó a
incrementarse de manera rápida. El 23 de enero, el gobierno acordonó a la
Provincia de Hubei con el fin de frenar la propagación del virus. Al día
siguiente, para la noche previa al año nuevo, mi familia había planeado ir al
cine. Cuando supimos por la prensa que los cines de la ciudad habían sido
cerrados, caímos en cuenta de la severidad del brote. Dos días después, el
gobierno anunció cancelaciones sin precedentes de los eventos del Festival de
Primavera, y yo cancelé unas vacaciones familiares que tenía planeadas de
tiempo atrás. Los niños estaban devastados, pero nuestra salud y seguridad
tienen que ser primero.
Zheng y sus compañeros de equipo de Microsoft en
China colaboran de cerca mientras trabajan de manera remota.
Así que, ¿Qué le digo a la gente cuando preguntan cómo es trabajar
en China en estos días? Bueno, trabajar de manera remota ha reducido nuestros
tiempos de traslado, y es verdad que ya no tenemos que preocuparnos por lo que
llevamos puesto. Y con tantos restaurantes cerrados, hemos comenzado a repasar
nuestras habilidades culinarias. Pero con los niños fuera de la escuela – y con
las niñeras atrapadas en casa también – mantenerse productivos puede ser un
desafío.
Lo que he aprendido del trabajo remoto
Aunque nuestro equipo está acostumbrado a trabajar de manera remota,
estas últimas semanas han clarificado lo que requiere un trabajo remoto exitoso
y sustentable. Aquí están mis tres lecciones principales.
Mantenerse bien.
Este movimiento al trabajo remoto se trata de proteger nuestra salud
física al minimizar el contacto con el virus. Eso, todos lo entienden. Lo que
es menos obvio es que trabajar donde vives puede crear su propio tipo de
estrés. Tomarse el tiempo de hacer ejercicio, comer bien, y disfrutar un
verdadero tiempo de descanso lejos de una pantalla son cosas esenciales para
mantener un bienestar mental mientras se trabaja desde casa.
Ir por todo.
Puede ser tentador posponer cosas cuando se trabaja de manera
remota. Pero los equipos que prosperan de manera remota encuentran maneras de
hacer casi todo en línea. Si han agendado reuniones uno a uno, manténganlas. Si
han planeado reuniones grandes, háganlas. Si están listos para tener una lluvia
de ideas para una presentación próxima, entren a esa videollamada.
Apoyen a sus compañeros de equipo.
De esta experiencia también he aprendido que apoyar a otros es la
mejor manera de mantenerse positivos y con energía. Utilizamos nuestras
herramientas en línea para algo más que sólo el trabajo, como compartir fotos
de familia y mascotas y para estar al tanto de los demás durante el día.
Animarse unos a otros no solo es una buena manera de mantener la moral alta,
también ayuda a mantener a nuestro equipo unido mientras trabajamos alejados.
Lo que he aprendido de los clientes
En solo algunas semanas, hemos visto a clientes en China en verdad
transformar la manera en que trabajan. A continuación tres cosas que he
aprendido de los clientes para preparar su organización para el éxito.
Abrir las líneas de comunicación de manera inmediata.
Cuando sus empleados trabajan de manera remota, es más importante
que nunca garantizar que todos estén informados del negocio. Uno de nuestros
clientes, una compañía grande de seguros ubicada en Asia, comenzó a transmitir
mensajes por video a su equipo para garantizar que todos tuvieran acceso a la
información más reciente. Mientras todos hacen equilibrios entre trabajar desde
casa y el cuidado de los niños y otros desafíos, los videos grabados dan a las
personas la oportunidad de ponerse al día cuando no pueden hacer una reunión en
vivo.
Mantener todo en marcha.
Aunque puede ser tentador posponer planes hasta que todos puedan
volver a reunirse, las compañías aquí han comenzado a encontrar maneras de
mantener el avance de las cosas. Con el aliento del Gobierno, muchas escuelas
han podido comenzar sus periodos a tiempo al mover todo en línea. Han apoyado a
sus estudiantes para crear calendarios claros, al organizar eventos que elevan
la moral como retos de cocina, y han comunicado asignaciones y otras informaciones
de manera cuidadosa para que los estudiantes no se vean abrumados.
Incluso las reuniones grandes pueden moverse en línea
Muchos de nosotros estamos acostumbrados a las llamadas o
videollamadas rápidas con algunos compañeros, pero las reuniones grandes y
formales también pueden realizarse en línea de manera exitosa. Con tantos
empleados que han optado por trabajar de manera remota, los hospitales aquí han
comenzado a reunir a su personal de manera remota. Por ejemplo, un hospital en
Dalian, ha realizado reuniones grandes de equipo a través de Teams. Las claves
para reuniones en línea exitosas incluyen establecer una agenda clara,
practicar la inclusión a través de resolver cualquier problema de audio al
inicio de la reunión, y tomar notas claras para compartir después como
seguimiento. También recuerden que, si su organización se los permite, pueden
grabar las reuniones para aquellos que no pudieron asistir.
Para mí, y para muchas personas alrededor del mundo, esta no era la
manera en que imaginábamos arrancar un nuevo año. Pero hemos aprendido mucho. Y
Teams ha sido, de manera increíble, una poderosa herramienta para ayudarnos a
pasar por estos desafíos. Mucha gente no lo sabe, pero Teams ya está disponible
de manera gratuita. Pueden ir aquí
para conocer más. Pero sin importar qué herramientas elijan utilizar, espero
que estos consejos sean de utilidad, ¡Y les deseo lo mejor a ustedes y a sus
familias!
Lily Zheng
Directora, Microsoft China
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